Muc tiêu :
+ Tất cả CCDC và các chi phí phát sinh khác …. đều phải Nhập kho CCDC
+ Khi xuất CCDC ra khỏi kho – Phải xuất vào mã Asset theo quy định.
Mã Asset là mã mà bộ phận kế toán cung cấp cho người dùng khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Yêu cầu cần thực hiện là:
+ Tất cả các chi phí mua Công cụ dụng cụ – Mua về đều phải được nhập vào Kho CCDC, và khi Xuất Kho phải được Xuất vào mã Asset mà kế toán cung cấp cho người dùng.
+ Tất cả các chi phí dịch vụ phát sinh, về ….. cũng phải được chỉ định vào mã Asset mà kế toán cung cấp cho người dùng.
Với quy trình này, là sự kết hợp của nhiều bộ phận : Mua Hàng, kho vận và kế toán. Nhưng do nhu nhu cầu thực tế, thì công việc này được thực bởi duy nhất 1 người dùng, với việc thực hiện Mua hàng, kiêm nhập kho và xuất kho trong quy trình.
Do đó hướng dẫn này, sẽ đi thẳng vào việc thực hiện thao tác cho nhanh.
Do đây là nghiệp vụ của 1 người dùng phải làm tất cả các quy trình của bộ phận khác nữa – Nên hướng dẫn này sẽ rất dài, hãy chịu khó theo dõi cho hết, khi đã quen rồi thì làm rất nhanh, chỉ tầm 15 phút là có thể hoàn thành nghiệp vụ này.
Còn các bước để thực hiện tất cả quy trình trước đây đã có hướng dẫn chi tiết, người dùng có thể tham khảo chi tiết theo hướng dẫn phía dưới.
Lập phiếu đề nghị thanh toán trên SAP với ME51N
C-1. Tạo yêu cầu mua hàng.
Lập PO mua hàng với ME21N và tạo lệnh nhập hàng VL31N
C-2.1. Tạo đơn hàng mua và ra lệnh nhập hàng v1.
Nhập kho mua hàng trên SAP với MIGO
C-2.2. Nhập kho mua hàng v1.
Park chứng từ trên SAP với PO đã lập MIR7
C-2.3. Part hóa đơn mua hàng và lập đề nghị thanh toán v1
Post chứng từ trên SAP với PO đã lập MIR6
C-2.4. Post đơn hàng mua và hạch toán hóa đơn mua hàng v1 với F-51
Xuất kho vật tư…. theo yêu cầu.
A-2.2. Xuất kho tiêu hao nguyên vật liệu vào sản xuất.
NỘI DUNG HƯỚNG DẪN
Việc thực hiện lập phiếu đề nghị (PDN) mua hàng:
- Có thể thực hiện trên SAP (ưu tiên khuyến khích) ( T-code: ME51N )
- Phía công ty đang tồn tại sử dụng loại PDN theo ISO (khi có PDN này được ký duyệt, cũng lên áp dụng nhập PDN thêm trên SAP để biết được việc có chi phí để thực hiện thanh toán sau này hay không, cũng là bước giữ chi phí của mình đã xin cấp chi phí, nếu không thực hiện sẽ có thể mất chi phí do nhân sự cùng phòng thực hiện)
Để có thể lập được PR (ME51N) / PO (ME21N) – Cần chuẩn bị các thông tin sau
- Mã nhà cung cấp – nếu chưa có, xem t.tin trên hóa đơn. Hãy tạo tên NCC, MST…- Gửi cho BP.ERP cung cấp
- Mã phòng ban.
- Mã vật tư CCDC… – nếu chưa có, xem t.tin trên hóa đơn. Hãy tạo tên, ĐVT, %VAT… – Gửi cho BP.ERP cung cấp
- Kiểm tra xem có ngân sách trên SAP chưa – Nếu chưa có cần liên hệ BP.Tài chính cấp ngân sách mới lập PR/PO được.
Bài hướng dẫn này
- Sẽ hướng dẫn vào làm thẳng PO luôn, còn làm PR (Phiếu đề nghị trên SAP, giống mẫu ISO) có thể xem lại video đã hướng dẫn trước đây.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
- TẠO PO – ME21N
- Chọn loại đơn hàng
- Chọn mã nhà cung cấp
- Chọn thông tin về Công ty ; phòng ban/Bộ phận …
- Nhập mã Asset mà kế toán cung cấp.
- Chọn mã vật tư sẽ mua, có thể làm nhiều dòng mã vật tư … và cung cấp dòng thông tin cho mã
- Chọn loại thuế xuất (xem hoá đơn từ nhà cung cấp)
- Kiểm tra thông tin về ngân sách (có thể không cần thiết)
- Check kiểm tra thông tin chứng từ làm đúng chưa. Nếu OK
- Save chứng từ, copy lại số nếu cần thiết (mới tập làm PO)
- NHẬP KHO
- Tạo lệnh nhập kho (VL31N)
- Nhập Kho MIGO
- Chọn kho nhập
- Check kiểm tra thông tin chứng từ.
Copy lại số nếu cần thiết (mới tập làm PO)
- LẬP ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
- Park hoá đơn mua hàng (MIR7)
- Lập đề nghị thanh toán
- Chuyển chứng từ cho kế toán.
- XUẤT KHO
Về xuất kho, khi xuất cần ghi nhớ các loại Movement type (loại giao dịch kho) sau:
- Movement type: 201 – Xuất NVL, phụ tùng, CCDC …. cho các phòng Ban sử dụng
- Movement type: 202 – Hủy giao dịch của 201 – Áp dụng khi thấy làm sai, muốn làm lại.
- Movement type: 241 – Xuất NVL, phụ tùng, CCDC… cho TSCD (Asset)
- Movement type: 242 – Hủy giao dịch của 241… cho TSCD (Asset) – Áp dụng khi thấy làm sai, muốn làm lại.
Với Movement type: 201 – Sẽ ứng với các G/L: 627/641/642 – Nên theo quy định hướng dẫn của kế toán.
Với Movement type: 241 – Sẽ ứng với mã Asset (242xxxxx) mà kế toán cung cấp – Nên theo quy định hướng dẫn của kế toán.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
- Xuất kho (MIGO) – yêu cầu chọn đúng Movement type: 241
- Mã sẽ xuất
- Số lượng sẽ xuất
- Kho sẽ xuất vật tư vào.
- Nhập mã Asset vào
- check kiem chứng từ ok không.
T-code thực hiện
| ZMM01 | Phiếu đề nghị mua hàng |
| ZMKVZ | Báo cáo hiển thị danh sách các nhà cung cấp |
| ME21N | Tạo đơn mua hàng |
| ME2N | Báo cáo đơn hàng PO |
| VL31N | Lệnh nhập kho mua hàng |
| ZMM04 | Thông báo nhập kho gửi Bộ phận kho vận |
| MIGO | Nhập kho mua hàng |
| ZWM03 | ZWM03 – Phiếu nhập kho |
| MIR7 | Park hoá đơn mua hàng |
| ZAP12 | Phiếu đề nghị Thanh Toán |
| MIR6 | Post hoá đơn mua hàng ( Khối KẾ TOÁN ) |
| MB52 | xem thông tin tồn kho |
| MIGO | xuất vật tư CCDC … – A07/R08 |
| ZWM04 | Phiếu xuất kho |
| FMRP_RW_BUDCON | Kiểm tra tình hình tiêu thụ ngân sách |
2:56 Kiểm tra ngân sách trước khi lập đơn hàng Mua – FMRP_RW_BUDCON 4:15 Lập đơn hàng Mua (PO) – ME21N
12:53 Tạo Lệnh Nhập hàng – VL31N
15:07 Nhập Kho hàng mua – MIGO
19:05 Tạo chứng từ Park thanh toán mua hàng – MIR7
25:00 Tạo phiếu đề nghị thanh toán – ZAP12
28:09 Xuất Kho CCDC đưa vào sử dụng.
